ドキュメント生活 with Dropbox Paper

仕事でもプライベートでもとにかく「ドキュメントを残すこと」が習慣の僕にとって、Dropbox Paperというプロダクトは手放せないものになっている。

この2つを満たすとき、ドキュメントを使ったコミュニケーションはすごい効果的だ。大事な情報から、「口頭では伝え忘れてしまう、脳の中においておいては整理されない」というリスクを取り除いてくれる。

逆に上の2つを満たさないアイデアは、iphoneのメモアプリをつかってこまめに橋切れを残している。どんなアイデア、どんな議論もすべてを文字として残すことは欠かさない。思考は言葉でできているのだから、言葉=文字として残らないものは「なかったも同然」だからだ。

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Dropbox Paper

これまでもドキュメントツールはいろいろ使ってきたのだが、2016年の終わりから使い始めたDropbox Paperが「書きやすさ」「読みやすさ」という2点で圧倒的に秀逸だ。

なぜ書きやすいのか、なぜ読みやすいのかは習うより慣れろなので、以下にサンプルドキュメントをおいておく。

https://paper.dropbox.com/doc/20180607_Dropbox-Paper-BtwWeyknH3ksSwVvTPVxv?auth_redirect=true&first_sign_in=false

ドキュメントとの付き合い方

ドキュメントとの付き合い方はコツがいる。僕が気をつけていることは以下だ。

  1. 結論を頭に書く。ほとんどの人は結論さえ読めばOKだから。
  2. 理由や意図の言語化を一番重視する
  3. 情報の鮮度が大事。書き始めた日付をつける。ほとんどのドキュメントは「書いたその瞬間」に一番価値がある。
  4. 「メンテナンス」を前提としない。古いドキュメントを修正するより、新しいドキュメントを創ってしまう。増えることに躊躇しない。
  5. 管理を頑張らない。管理を仕事にしない。探しに行く場所さえわかればどうにでもなる。すべてのドキュメントに2クリック以内にアクセスできる程度のディレクトリ管理に収める。フォルダ創らない。

管理を頑張らない、の具体例

500近いドキュメントが、ほとんどこの3つのフォルダに収まっている。フォルダの中にはフォルダを入れないようにしている(日/週/月報だけ例外)ので、フラットにドキュメントが探せる。


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